Buchhaltung Sandra Stapelfeldt

Organisation der Finanzbuchhaltung

Belegorganisation und Belege

Zunächst ist zu entscheiden, welche Belegorganisation für das Unternehmen angemessen ist. Dann muss ein Kontenplan aufgestellt werden, der auf die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt wird. Die Finanzbuchhaltung muss zeitnah erfolgen (i. d. R. monatlich). Darüber hinaus gibt es Aufzeichnungen, die täglich zu führen sind (wie z. B. das Kassenbuch).

Basis jeder Buchung ist der Beleg (Keine Buchung ohne Beleg!), wobei gegebenenfalls auch ein Eigenbeleg erstellt werden kann, wenn keine andere Rechnung, Quittung oder Vertrag vorhanden ist, wie z. B. bei Ausgaben für Parkgelder o. ä. Der Eigenbeleg muss das Datum, den Anlass, den Betrag, den Ort und die Unterschrift enthalten.

In Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten sein:

  • Der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers.
  • Das für diesen leistenden Unternehmer zuständige Finanzamt und die Steuernummer des leistenden Unternehmers.
  • Der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers.
  • Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung.
  • Der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung.
  • Das (Netto-) Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10 Umsatzsteuergesetz).
  • Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag und der Steuersatz.

Fehlen einzelne Angaben oder sind sie unvollständig, kann dies zur Versagung des Vorsteuerabzugs beim Leistungsempfänger führen. Bei Rechnungen über Kleinbeträge unter 150 € kann auf die Angabe des Empfängers verzichtet werden. Die Angabe des Bruttoentgelts und des Steuersatzes reicht in diesem Fall aus. Der Nettobetrag und die Umsatzsteuer müssen also nicht gesondert ausgewiesen werden.

Wichtig für die steuerliche Anerkennung ist, dass die Belege keine allgemeinen Bezeichnungen enthalten. So reicht ein Beleg mit der Angabe „Fachbuch“ nicht aus. Der Titel muss auf der Rechnung stehen. Für Bewirtungsbelege gilt nur die gedruckte Form. Rechnungen können auch wirksam per Telefax, Teletex, Telex, Datenfernübertragung oder Datenträgeraustausch übermittelt werden. Es ist die Aufgabe des Steuerpflichtigen, die Belege vollständig und systematisch zu sammeln.

Belege auf Thermopapier: Fotokopie auf Normalpapier anfertigen

Für sämtliche Buchungsbelege gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Häufig bekommt man bei Tankstellen, Einzelhandelsgeschäften oder Restaurants nur Belege, die auf Thermopapier gedruckt sind. Der Inhalt dieser Belege ist dann oft nach einigen Jahren nicht mehr zu erkennen. Um bei späteren Betriebsprüfungen keine bösen Überraschungen zu erleben, ist es ratsam, derartige Belege auf Normalpapier zu fotokopieren.

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