Buchhaltung Sandra Stapelfeldt

Belegkreise bzw. Buchungskreise

Die Belege werden nach folgenden Kreisen unterschieden (Beleg- bzw.- Buchungskreise):

– Kasse, Kassenbuch und Kassenbericht

Es werden alle Barzahlungen täglich in einem Kassenbuch eingetragen oder mit Hilfe einer Registrierkasse erfasst. Bei fehlender Registrierkasse bzw. mangels Einzelaufzeichnung können die Einnahmen anhand eines Bestandvergleichs ermittelt werden. Für die Einnahmen, die in so einer „offenen Ladenkasse“ landen, empfiehlt sich ein Kassenbericht. Ein Kassenbericht erfasst die Bargeldbestände am Ende des Geschäftstages. Dieser Bestand wird dann mit dem tatsächlichen Bestand abgeglichen.

Hinter dem Kassenbuch bzw. Kassenbericht sollten die Belege abgelegt werden, die zu den jeweiligen Zahlungen gehören. Mehrere Barverkäufe können getrennt nach Umsatzsteuersätzen zusammengefasst werden. Die Kassenblätter werden zeitlich sortiert abgelegt. Die Kassenberichte sollten mit einer Belegnummer versehen werden.

Die Kasse sollte sehr sorgfältig geführt werden, da bei Kassenminusbeträgen das Finanzamt Umsatzerhöhungen oder Steuerschätzungen vornehmen kann.

– Bank

Für jede Bank sind die Auszüge nach Auszugnummer sortiert mit den dazugehörigen Belegen abzuheften.

– Wareneingangsbuch

Es werden alle Eingangsrechnungen gesammelt bzw. aufgelistet. Die Eingangsrechnungen von Lieferanten (Kreditoren) können mit einer eigenen Belegnummer versehen werden. Es kann auch auf die Rechnungsnummer des Lieferanten bzw. das Rechnungsdatum zurückgegriffen werden. Die Ablage der Eingangsrechnungen kann nach verschiedenen Systemen erfolgen: Nach Belegnummer, alphabetisch, nach Datum oder Fälligkeit.

– Warenausgangsbuch

Ausgangsrechnungen an die Kunden (Debitoren) erhalten bei Rechnungsstellung (Fakturierung) eine Nummer. Analog den Eingangsrechnungen können auch die Ausgangsrechnungen nach den dort genannten verschiedenen Systemen abgelegt werden. Die Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden bis zur Bezahlung in einem Ordner „Unbezahlte Rechnungen“ aufbewahrt. Nach Ihrer Bezahlung werden die Rechnungen bei der Bank bzw. Kasse abgelegt oder in einen Ordner „Bezahlte Rechnungen“ um geheftet. Man spricht auch in diesem Zusammenhang von einer Offenen-Posten-Buchhaltung. Die Kontrolle der Offenen-Posten-Buchhaltung ist für Ihr Mahnwesen, aber auch für die Inanspruchnahme von Skonti sehr wichtig. Wir können für Sie auch die Offenen-Posten-Buchhaltung und Ihr Mahnwesen übernehmen und für Sie eine Zahlungsvorschlagliste erstellen, damit Sie Skonti in Anspruch nehmen können. Der Zahlungsverkehr kann von uns mit Überweisungsträgern, Schecks oder beleglosem Datenträgeraustausch mit Ihrer Bank vorbereitet werden.

Neben den oben beschriebenen Belegkreisen sollte ein spezielles Fach für die Ablage aller sonstigen für die Finanzbuchhaltung notwendigen Unterlagen vorgesehen werden. Hier können beispielsweise Kopien von Dauerverträgen u. ä. abgelegt werden. In einem weiteren Fach können notwendige Unterlagen für die Jahresabschlusserstellung für den Steuerberater gesammelt werden.

Wie für Belege, besteht auch für Auswertungen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Es sollte ein separater Ordner eingerichtet werden, der u. a. Fächer für folgende Unterlagen enthält:

  • Summen- und Saldenlisten
  • Betriebswirtschaftliche Auswertungen
  • Umsatzsteuer-Voranmeldungen
  • Konten
  • Journale

Wichtiger Hinweis: Sie müssen die Buchhaltungsdaten für eine eventuelle Betriebsprüfung elektronisch aufbewahren, wenn Sie Ihre Finanzbuchhaltung mit einer Buchhaltungssoftware erstellt haben.

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