Buchhaltung Sandra Stapelfeldt

Acht Angaben sind Pflicht

Nach § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) muss eine ordnungsgemäße Rechnung ab Jahresbeginn 2004 folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers;

2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;

3. das Ausstellungsdatum;

4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer);

5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung;

6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung einer Anzahlung;

7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist;

8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Steuernummer nicht vergessen!

Bereits seit dem 1. Juli 2002 ist die Steuernummer vorgeschrieben – womit nicht die Umsatzsteueridentifikationsnummer (Ust-IdNr.), sondern die vom Finanzamt erteilte Steuernummer gemeint war. Jedoch hatte das Fehlen der Steuernummer zumindest in Hinblick auf den Vorsteuerabzug keine negative Auswirkung.

Dies ist nun anders. Der Vorsteuerabzug ist nur dann zulässig, wenn dem Unternehmer eine Rechnung mit richtigen und vollständigen Rechnungsangaben gemäß § 14 UStG vorliegt. Zu diesen Angaben gehört ab dem 1. Januar 2004 auch zwingend die Angabe der Steuernummer oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Dabei sind Steuernummer und Umsatzsteueridentifikationsnummer gleichwertige Alternativen – unabhängig davon, ob die in Rechnung gestellte Leistung gegenüber einem Inländer oder Ausländer erbracht worden ist. In der Konsequenz bedeutet dies, dass die Umsatzsteueridentifikationsnummer die bessere Alternative, da die Bekanntgabe der Steuernummer schon in der Vergangenheit mit erheblicher Skepsis betrachtet worden ist.

Und wo ist die Rechnungsnummer?

Auch die Rechnungsnummer ist nun zwingend. Hier verlangt der Gesetzgeber „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Hintergrund ist die bessere Kontrolle der Rechnungen. So kann der Betriebsprüfer bereits an den Rechnungsnummern erkennen, ob z.B. eine Rechnung fehlt.

Zehn Jahre aufbewahren

Der Unternehmer muss zudem eine Kopie jeder ausgestellten und erhaltenen Rechnung 10 Jahre aufbewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Somit müssen beispielsweise Rechnungen, die zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember 2004 ausgestellt worden sind, bis zum 31. Dezember 2014 aufbewahrt werden.

Konsequenzen

Erfüllt eine Rechnung ab dem neuen Jahr die oben genannten Anforderungen nicht, kann zum einen der Rechnungsempfänger die Rechnung als nicht ordnungsgemäß zurückweisen, so dass für den Rechnungsaussteller zumindest eine Zahlungsverzögerung eintritt. Außerdem kann eine nicht ordnungsgemäße Rechnung beim Rechnungsempfänger zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen.

Diese Anforderungen gelten übrigens unter Umständen auch für Verträge wie Miet- und Pachtverträge – sofern hier ein Unternehmer eine Leistung abrechnet.

Ratsame Vorsicht in der Übergangszeit

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 19. Dezember 2003 mitgeteilt, dass für die Anpassung der Rechnungen an die neuen gesetzlichen Bedingungen eine Übergangszeit bis zum 01. Juli 2004 eingeräumt wird. Dies bedeutet konkret, dass die Finanzämter bis zu diesem Datum auch dann den Vorsteuerabzug gewähren müssen, wenn nicht alle neuen Angaben in der Rechnung enthalten sind.

Dies gilt aber nicht für das Fehlen der Steuernummer – diese muss angegeben werden, wobei nunmehr alternativ aber auch die Nennung der Umsatzsteueridentifikationsnummer erlaubt ist. Aber Achtung: Diese Anweisungen des BMF binden nur die Finanzämter, nicht aber Finanzgerichte, Privatpersonen oder Unternehmer. Um hier eventuelle Probleme auszuschließen, ist es letztendlich ratsam, bereits heute sämtliche nunmehr geforderten Angaben in die Rechnungen aufzunehmen.

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